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総務部 萩原 2016年5月入社

社員が一丸となって仕事をしているという実感。
業務が円滑に行えるよう、様々な業務を通して他の部署を支えていく部署でありたいと思っています。

業務の概要

経理をはじめ、スタッフの保険手続きや各種証明書発行、給与計算、備品管理などが主な業務です。また、社内環境を整備することも大切な業務のひとつです。

やりがい

東京本社とともに大阪支店・名古屋支店・福岡支店・札幌支店が稼動しておりますが、各顧客への請求とスタッフへの給与支払いは東京本社で一括して行います。その月に勤務された全拠点のスタッフから一斉に送られてきたタイムシートを処理し、請求書の発行と給与の支払を行います。
 
昼夜を問わず、勤務しているスタッフですから、タイムシートの記入漏れ等を確認する作業の際には、すぐに確認が取れない場合もあります。そのため、こちらで把握できる範囲でスタッフの勤務予定を調べ、そのスタッフの活動時間に合わせて、電話やメール等での確認作業を行うことになります。この確認作業の中で、スタッフから「お仕事をしてよかった」と喜びの声を聞くこともありますし、「お疲れ様です」とあたたかく声をかけていただくこともあります。

また、顧客数・スタッフ数が増えるにつれ、稼働数も伸びておりますので、これらの作業は時間との勝負と言っても過言ではありません。どんな業務においても言える事ですが、決まった期日までに正確な処理をしなければならないからです。営業部が受注してきた依頼に、コーディネーターがスタッフのマッチングをします。ここで終わりではなく、顧客へ請求をし、スタッフへ給与を支払うまでが一連の業務です。私たちにとっては、顧客はもちろんのこと、スタッフの皆様も大切なお客様ですから、この一連の業務を迅速かつ正確に行うことが、顧客から、スタッフから、すなわち「お客様」からの信頼を得ることへ繋がる道であると考えます。そして、その業務を通して社員が一丸となって仕事をしているのだと実感できるのです。

この会社で実現したいこと

総務部は非生産部門であり地味と思われるかもしれませんが、社内業務を円滑に進めるために様々な仕事があります。それを通して、社員全員が仕事に集中できる環境、仕事をしやすい環境へと近づけていきたいと考えております。さらには、会社全体を見渡し、社内唯一の部署として、支店も含めた他部署を支えていく部署を目指しています。

ある1日のスケジュール

9:00

始業

10:00

社員から要望のあった消耗品等の発注

11:30

届いた郵便物の仕分け
タイムシートの開封

13:00

重ならないよう時間調整のため、遅いランチ

14:00

タイムシートのデータ入力作業
タイムシートの記入漏れがあったスタッフへの連絡

16:00

請求書の発行・封入

18:00

本日発行分の請求書を投函

18:30

留守電やメールを読んだスタッフからのコールバック

19:00

終業

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総務部 萩原 (2016年5月入社)

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